Les projets

Un projet est un environnement de management créé afin de livrer une ou plusieurs solutions en réponse à un cas d’affaires spécifiques (Business Case)

Un projet est une entreprise temporaire avec un début et une fin convenus destinés à rencontrer des buts et des objectifs spécifiques porteurs de changements bénéfiques ou de valeur ajoutée (changement mesurable)

Un projet n'est pas un contrat, car un contrat fixe des contraintes de délais. La fin d'un projet est délimitée par le temps nécessaire pour fournir une solution répondant au business case.

Un business case est une proposition structurée pour la mise en place d'un projet. Il s'apréhende par une série d'informations décrivant la justification de la mise en oeuvre et de la poursuite du projet. Il est re-questionné tout au long du projet. Ainsi le cas d'affaire va reprendre les points suivants :

• Les risques
• Les coûts et les délais
• Le retour sur investissement
• La méthode d'évaluation
• Les options possibles de produits
• Les raisons justifiant le produit du projet
• Les bénéfices attendus, qui doivent être décrit dans des termes mesurables afin que la finalité attendue puisse être vérifiée

Les 4 grandes étapes de la gestion de projet

Le cadrage

1. Analyse le besoin du client (qu’est-ce qu’il veut et pourquoi ?)
2. Analyse du timing de développement du projet
3. Analyse du budget pour le développement du projet
4. Analyse des parties prenantes (qui sera impliqué ?)

On va donc analyser les contraintes du projet qui sont les coûts, le temps, la qualité, la portée du projet. Toutes ces contraintes sont liées, on ne peut pas demander une qualité élevée avec une contrainte de temps trop forte.

Pour analyser cela, on va produire un "macro-planning" qui correspond à la version simplifiée du planning et à un diagramme de Gantt décrivant les éléments plus en détails tel que les ressources, la priorité des étapes, les liens entre les étapes, etc. Mais le diagramme fait en début de projet sera le plus souvent compliqué à faire et imprécis.

La réunion dans laquelle on définit toutes les grandes lignes du planning du projet est appelée kickoff meeting.

La conception

Sur base des objectifs du projet, on va :

1. Sur base des objectifs, préparer et organiser l’exécution
2. Former le comité de pilotage du projet
3. Un planning et les responsabilités de chacun et des étapes clés du projet (Gantt Chart)
4. Choisir une méthode de gestion de projet
5. Définir un plan de communication clair (externe et interne), qui est un document écrit partagé avec l’ensemble des membres, avec une liste d’outils de communications et l’explication du pourquoi ils sont utilisés

Pour ce qui est du comité de pilotage du projet, il est important de comprendre la différence entre "patron" et "manager"

La conduite

La conduite est la production réelle du projet, elle va comprendre par exemple :

• L'exécution des tâches en équipes et individuellement, l'installation et la configuration des outils de travail, la mobilisation des moyens et l'utilisation du plan de communication (tout le monde)
• La coordination des équipes et l'organisation de réunions de suivis (leaders)

Ce qui va être livré au client est :

• La mise à jour du planning et des tâches
• Le compte-rendu des différentes réunions
• Les éventuelles révisions du plan de communication

La clôture

La clôture consiste à analyser le travail effectué, critiquer positivement le travail effectué et ses limites. Prendre du recul sur le projet et l'expérience qui en a été acquise et s'auto-critiquer.

On va donc livrer au client un rapport et un compte rendu des résultats et l'organisation d'une réunion de clôture

Les outils pratiques

J'ai décidé de barrer les outils propriétaires et de proposer des alternatives libre ou au minimum open-source

Pour la planification des tâches :

• Vikunja
• Mattermost
• Wekan
• Mermaid diagrams
• Trello

Pour les outils de brainstorming

• HedgeDoc (documents partagé)
• Tldraw (pour faire des diagrammes participatifs)
• Padlet

Communication interne

• Mattermost
• Element/Matrix
• XMPP
• Zulip
• Twake
• JitSi, Briefing (vidéo conférence)
• Discord, Teams

Partage de fichiers et information

• Nextcloud
• Owncloud
• BookStack
• Google Drive, OneDrive, DropBox

Suite office collaborative

• Cryptpad
• Framapad
• HedgeDoc
• Google Drive